7 этапов автоматизации бизнеса по мнению BusinessLabs

slide-1

 

С чего начинается автоматизация бизнеса

   Многие считают, что автоматизация бизнес-процессов — это нечто сложное, комплексное и неподъемное. В связи с этим нанимают консалтинговые компании для проведения полноценного аудита и реинжиниринга бизнес-процессов. Мы же, в BusinessLabs, считаем, что такой подход не всегда эффективен. Особенно, если речь идет о малом или среднем бизнесе. Меньшие (по количеству сотрудников) компании имеют преимущество перед крупным бизнесом в своей мобильности. Это преимущество особенно ощутимо при внедрении автоматизации процессов. Достаточно оптимизировать работу 5-6 человек, чтобы повысить эффективность компании в несколько раз.

   Ниже мы описали основные этапы автоматизации одного бизнес-процесса. Ведь мы считаем, что грамотная оптимизация работы наиболее загруженного процесса может дать гораздо больший результат для бизнеса, чем комплексная автоматизация с годовым внедрением.

 

Рассмотрим следующие этапы, которые предлагает BusinessLabs:

 

Этап 0. Поиск «узкого места»

   Это наиболее важный этап – от него зависит направление всей дальнейшей работы. И если ошибиться с выбором этого направления, вся проведённая далее работа может оказаться если не совсем ненужной, то как минимум малоэффективной.

   Для начала мы обсуждаем с владельцем или руководителем бизнеса текущее положение дел в компании и стараемся определить наиболее нуждающийся в автоматизации процесс. Это может быть либо самый ресурсоёмкий процесс в компании, либо тот, который создает наибольшее количество проблем – например, постоянные опоздания в доставках или несоответствие складских запасов реальности.

   Результатом этого этапа считается определение одного бизнес-процесса, которым и будем дальше заниматься. Иногда этот этап пропускается, если заказчик точно знает, что именно он хочет оптимизировать в своем бизнесе.

controlador_zeus

 

Этап 1. Анализ текущего состояния бизнес-процесса

   Это этап аудита. На данном этапе наши специалисты, в процессе общения с сотрудниками компании заказчика, составляют реальную картину работы данного бизнес-процесса. Очень важно правильно описать текущее состояние работы для того, чтобы можно было понять, что и как действительно можно оптимизировать. Если на данном этапе упустить одну деталь – можно построить систему, которая просто будет нежизнеспособной. Как, например, выписка товарно-транспортных накладных без создания талонов на выезд за территорию.

   Результатом данного процесса есть создание блок-схемы и workflow текущего состояния бизнес-процесса.

    

Этап 2. Реинжиниринг бизнес-процесса

a1   Этот этап наиболее интеллектуально емкий. Здесь наша задача, проанализировав как работает процесс сегодня, описать как он должен работать в будущем – то есть наиболее эффективно и автоматизировано. На данном этапе фантазиям наших специалистов нет границ. «Нет ничего невозможного» — повторяем мы себе каждый день.

   Работая над эти этапом мы принимаем во внимание возможность и необходимость изменения некоторых входящих данных. Например, насколько сложно получать данные о заказах не в телефонном режиме из другого отдела, а в электронном. В процессе этого часто приходится задевать автоматизацией и некоторые другие процессы.

   Один из основных принципов грамотного строения бизнес-процессов – это построить их таким образом, чтобы сотрудники не смогли приступить к следующему действию, не выполнив предыдущее, или к менее приоритетному, не выполнив срочные или приоритетные задания.

   Результатом этого этапа есть также создание блок-схем и workflow бизнес-процесса, но на этот раз наиболее оптимизированного. А также «Техническое Задание» для наших разработчиков на реализацию некоторых функций бизнес-процесса. Это техническое задание + инструкции для сотрудников, задействованных в бизнес-процессе, и есть заданием на автоматизацию.

   Используются связанные поля. Тем самым, данные из одной таблицы не придется дублировать в другую: заполнение связанных полей осуществляется автоматически. Как пример — клиентский список составляется один раз в одной таблице – во всех остальных поля, которым такие данные нужны, заполнятся без дополнительных усилий.

 

Этап 3. Разработка программного продукта

   Этот этап наиболее понятен – разработка программного обеспечения по техническому заданию, составленному на прошлом этапе. Зачастую Заказчик приходит с уже готовым техническим заданием и мы безусловно готовы его выполнить. Однако, в таком случае, мы не сможем гарантировать эффективность проведенной автоматизации, так как в этом случае по факту мы выполняем только разработку.

Наша команда всегда сдает ПП (программный продукт) согласно описанным требованиям в ТЗ (максимальные нагрузки, работа с разными ОС и браузерами, работа в офлайне и при низких скоростях интернета). Вместе с самим программным продуктом обязательно идет пакет инструкций для пользователя и документация на программный код. После сдачи ПП заказчику предлагается бесплатная техническая поддержка на месяц (или срок внедрения автоматизации). Поддержку можно заказать в любой компании обслуживания программного обеспечения — в том числе у нас.

 

Этап 4. Отладка программного продукта

   Отладка программного продукта – это немаловажный процесс, который часто упускают разработчики и на который не обращают внимания владельцы бизнесов. Во-первых, могут быть просто баги (ошибки) в работе программы, которые могут принести много головной боли в процессе работы с программой.

   Во-вторых, могут быть ошибки, которые может заметить только человек, работающий в этой сфере. Например, что нельзя создать заказ на производство мебели в конкретной комбинации, потому что это невозможно физически.

   В-третьих, очень важно проверить работоспособность системы в реальных условиях. В течение нескольких дней или недель, а иногда и месяцев, система должна поработать с реальными данными, а наши  Q/A специалисты должны найти все недочеты в работе программы.

   В-четвертых, «аппетит приходит во время еды» — только так можно описать то, что обычно происходит с заказчиком и его сотрудниками, когда они видят, с какой системой они будут работать в скором времени. Как правило заказчик просит добавить некий дополнительный полезный или мотивирующий функционал.

   После того, как все проблемы будут устранены и все необходимые усовершенствования внедрены, можно приступать к самому интересному  — реальному превращению текущего бизнес-процесса в необходимый вид.

 

Этап 5. Обучение персонала и инсталляция программного продукта

   Процесс инсталляции программного продукта может быть двух видов: переходной или моментальный. При переходном мы разрабатываем план постепенного перехода от текущего бизнес-процесса в новый. Такой подход требует большее количество времени и ресурсов, так как необходимо создать не 2 технологические карты процесса (текущая и будущая), а 3-4 или больше – переходные.

Mf0968_3-Administracion-De-Sistemas-De-Gestion-De-Informacion-OnlineМоментальный же подход намного проще – достаточно просто «перезапустить» процесс. Как правило, это происходит в течение одного-двух дней. В зависимости от самого процесса, достаточно за несколько дней раздать инструкции субъектам системы, провести один или несколько тренингов и указать день «ноль», начиная с которого работать можно только по вышеописанным правилам. Такой подход могут себе позволить только высокомобильные процессы с относительно небольшим потоком информации и количеством сотрудников.

 

Этап 6. Отчетность и анализ

   После эффективного внедрения бизнес-процессов очень важно настроить систему оповещений и отчетность. Большая часть таких оповещений и системных отчетов уже будет заложена и внедрена в работу предыдущими этапами. Но на этом этапе очень важно оценить эффективность внедренной автоматизации. Мало кто из консалтинговых компаний проводит анализ проделанной работы для заказчика в таком виде. Мы ценим своих клиентов и именно поэтому всегда хотим понять, насколько нам удалось получить необходимый результат.

   На этом заключающем этапе перед нами стоит две задачи: первая – отследить все возможные точки отклонения от корректной работы бизнес-процесса и оповещения о необходимом ручном вмешательстве и исправлении ситуации. Вторая – построить метрики для будущего анализа эффективности работы оптимизированного бизнес-процесса. Благодаря этим метрикам мы можем сказать сколько часов, денег или других ресурсов сэкономлено благодаря автоматизации, и какие дополнительные преимущества были получены.

   Безусловно, это перечень основных этапов автоматизации. Реальные кейсы всегда будут отличаться. Иногда владелец точно знает, чего именно ему не хватает, и в целях экономии средств и времени сам выдает нам техническое задание и сам занимается внедрением. Наша задача в таком случае максимально грамотно подойти к процессу разработки. Бывают и компании, к которым нужен индивидуальный подход, и количество этапов может вырасти вдвое. Например, если оптимизация бизнес-процесса требует промышленной автоматизации – это добавляет как минимум три этапа: подбор технических возможностей реализации, промышленная автоматизация, внедрение промышленной автоматизации.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*
*