8 преимуществ Google таблиц, о которых Вам необходимо знать

maxres

   Почему мы посвящаем этой теме как минимум одну статью и акцентируем на ней внимание? Перед нами стоит конкретная цель: рассказать про актуальные функциональные плюсы Google Sheet (Гугл Таблиц), которые могут упростить вашу работу уже сегодня. В этой статье мы расскажем вам чем Google-таблицы отличаются от привычного вам Excel, какие имеет преимущества и дополнительные возможности.

   maxresdefault (1)Google таблицы — это больше чем аналог Exсel. Они имеют схожий функционал с Экселем и даже интерфейс. При этом  Google таблицы имеют некоторые дополнительные опции, в которых нуждается современный пользователь. На сегодня Google Sheet с Google Drive (онлайн хранилищем) это не просто таблицы, а целая среда для мелкой и средней автоматизации бизнес-процессов.

 1. Онлайн доступ

     Google таблицы — облачная технология. Это значит, что за хранение вашей информации отвечает Google. Вам не нужно беспокоится о том чтобы делать копии файлов и если ваш компьютер откажется работать — доступ в google таблицам будет у вас всегда. Все что нужно для доступа — это выход в интернет. Нет никакой привязки к устройству.

2. Совместное редактирование

   Google не просто дает возможность редактировать таблицы в реальном времени разным пользователям, но и отслеживает сделанные изменения. Также есть возможность открывать доступ разным людям на чтение и на редактирование таблицы. так например, можно давать клиентам информацию в режиме реального времени, если вести в такой таблице актуальные остатки на складе.

3. Сохранение истории изменений

   Мало кто знает, что каждая таблица Google может показать вам историю изменений с момента создания таблицы. При этом вы можете посмотреть кто именно внес те или иные изменения. А так же можно восстановить одну из старых версий. Так например, если по каким-то причинам исчезла часть данных из таблицы — ее всегда можно восстановить. Кроме того, историю изменений нельзя редактировать — если кто-либо внесет правки — это будет невозможно скрыть.

4. Создание формул и условное форматирование

    В Google таблицах есть возможность создать собственные формулы. Так, например, если у вас есть некоторая формула расчета сезонных колебаний реализации или вам необходимо учитывать текущий курс доллара — вы можете создать такую формулу сами и использовать дальше, как обычную формулу в таблицах. Также очень удобно использовать условное форматирование. В зависимости от содержания ячейки можно применять разные форматы как к этой ячейке, так и к целой строке или колонке. Крайне удобно для подсветки строк с заказами, например, в зависимости от статуса заказа.

5. Google Script

     Это самая колоссальная возможность Google таблиц. Для каждой таблицы можно написать отдельный сценарий(скрипт). Язык программирования очень похож на JavaScript, который используют при верстке сайтов, однако дополнен огромной библиотекой внутренних классов Google. Данные сценарии могут управлять данными в таблице, объединять разные таблицы, читать файлы, и многое-многое другое. Этой теме мы посвятим еще не одну статью. Важно знать, что это полноценный язык программирования. Запускаются эти сценарии по определенным триггерам, которые вы можете сами настроить(по времени, при открытии таблицы. при изменении ячейки) или по кнопке.

6. Google Drive

    По сути это небольшое дисковое пространство где хранятся все ваши Google таблицы и документы. Также там можно хранить и любые другие файлы, давать доступ к отдельным папкам (на просмотр и на редактирование) и многое другое. Очень удобно использовать как небольшую базу данных например для юристов — когда все документы по каждому делу должны быть всегда под рукой и могут пополняться разными людьми. Объем хранилища 15Gb, чего вполне хватает для небольшой компании. При желании этот объем можно увеличить, но уже платно.

7. API доступ к таблице

     Благодаря упомянутому выше Google Script вы можете настроить API доступ к вашей таблице. API — это метод общения разных приложений, сайтов и сервисов между собой. Так, например, если вы ведете в своей таблице список заказов — мы можем сделать так, чтобы все ваши заказы с сайта автоматически появлялись в вашей таблице. Или чтобы ваш поставщик получал запрос на материал или товар когда вы заполняете бланк заказа в той же таблице.

8. Превращение таблицы в JSON для вывода данных на сайте

     Да, Google дает такую возможность. любую таблицу можно вызвать из вне (если конечно открыт такой доступ) и показать в качестве JSON-объекта. Такие объекты используются для вывода данных на сайте. Таким образом можно использовать google-таблицу как админ-панель для управления вашим сайтом. Вы можете просто вести в таблице учет ваших товаров с ценами и наличием и эти данные будут в режиме реального времени выводиться на вашем сайте. Хороший пример — сайт офисного центра “Золотая Поляна”.

     Снимок (1)Благодаря этим и некоторым другим функциям Google таблиц они становятся универсальным инструментом для автоматизации бизнес-процессов. Также, необходимо поговорить о возможности автоматизации.  Компания BusinessLabs использует в выполнении поставленных задач по автоматизации Google Script и такие таблицы уже несколько лет. За это время мы успели познакомится со всеми тонкостями в работе этого обширного сервиса и готовы подсказать в каком случае стоит использовать эту технологию и как это лучше сделать. Мы имеем большой опыт в практическом применении Google таблиц для простой автоматизации бизнеса. БОльшая часть наших клиентов начинали свою автоматизацию с мелких заказом именно с этих таблиц. Финансовый, складской, материальный учёты, работа с заказами, админ-панель сайта, контроль стадий производства и многое другое — это все мы реализовывали на основе Google таблиц. И готовы помочь вам в усовершенствовании вашего бизнеса благодаря этой технологии.

 

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*
*